BAB I
LATAR BELAKANG
Menurut Suadi, Sistem Pengendalian Manajemen adalah sebuah system yang terdiri dari beberapa sub system yang saling berkaitan yaitu : pemrogaman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggung jawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi secara efektif dan efisien (1999:8-9).
Kegiatan pengendalian dapat diklasifikasikan dalam dua jenis yaitu, pengendalian manajemen (management control) dan pengendalian operasional (operational control). Pengendalian manajemen mengarah pada pengendalian kegiatan secara menyeluruh demi mendapatkan keyakinan bahwa strategi perusahaan telah dijalankan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengendalian operasional hanya menyangkut tugas-tugas tertentu yang telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Dalam kaitannya dengan fungsi manajemen, pengendalian manajemen merupakan penerapan semua fungsi manajemen. Dikatakan demikian, karena dalam pelaksanaan pengendalian manajemen meliputi kegiatan perencanaan operasional perusahaan, pengorganisasian kegiatan, koordinasi kegiatan, pengendalian kegiatan dan pembinaan pelaksanaan kegiatan. Konsep system pengendalian manajemen juga diartikan sebagai manajemen secara keseluruhan. System pengendalian manajemen adalah system yang menyeluruh ke semua spek kegiatan perusahaan. Dalam proses pengendalian manajemen terdapat beberapa bagian kegiatan, yaitu : penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran kegiatan, serta pelaporan dan analisis kegiatan. Sedangkan dalam struktur perusahaan terdapat beberapa hal yaitu : struktur organisasi, aliran organisasi, pusat pertanggungjawaban dan pelimpahan wewenang, serta tolak ukur prestasi dan motivasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A.Konsep-konsep Pengendalian
Pengendalian secara umum dapat diartikan sebagai upaya yang dilakukan manajemen agar pelaksanaan tidak menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan. Sukarno (1965:104) mengatakan bahwa pengendalian adalah tugas untuk mencocokkan sampai dimana program atau rencana yang telah digariskan itu dilaksanakan. Lebih lanjut Subardi (1997:208) mengatakan bahwa pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan pengukuran dan koreksi semua kegiatan dalam rangka memastikan bahwa tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi dapat terlaksana dengan baik.
Mulyadi (1984:108) mengemukakan bahwa pengendalian adalah suatu sistem atau proses dimana pelaksanaan pengendalian dan tindakan dibandingkan dan hasilnya berfungsi sebagai dasar untuk menetapkan reaksi yang memadai terhadap hasil-hasil pelaksanaan tersebut. Definisi-definisi termasuk mengandung makna bahwa pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen yaitu mengusahakan agar segala sesuatu pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Menurut Ibnu Samsi (1994:148) pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen yang dibutuhkan untuk menjamin agar semua keputusan, rencana dan pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan dengan hasil yang baik dan efisien. Senada dengan pengertian tersebut, Indriyo (1990:54) menjelaskan bahwa ada tiga tahap dalam proses pengendalian:
1. Proses penentuan standar
2. Proses evaluasi dan penilaian
3. Proses perbaikan
Berdasarkan definisi yang telah dikemukakan para ahli, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian adalah suatu proses atau sistem yang bertujuan untuk mengetahui kondisi dari kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan apakah pekerjaan tersebut dilakukan sesuai dengan rencana atau tidak, dan jika tidak harus segera dilakukan perbaikan.
Konsep dasar dalam sistem pengendalian manajemen yaitu membuat sebuah organisasi untuk mencapai sasaran yang diinginkan dalam hal ini tujuan yang ingin dicapai organisasi tersebut. Seperti yang telah disinggung dalam pembahasan diatas bahwa dalam menjalankan dan melaksanakan pengendalian, maka dibutuhkan sebuah strategi yang baik.
B.Organisasi dan stuktur Organisasi
1.1 Organisasi
Organisasi adalah hasil-hasil proses pengorganisasian dan pengelompokan secara terstukutur manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Dalam penyusunan organisasi yang digunakan sebagai dasar untuk mendesain dan mengembangkan SPM perlu mempertimbangkan:
1) Teori organisasi, adalah deskripsi mengenai perilaku organisasi. Teori organisasi membahas pandangan-pandangan yang mungkin mempengaruhi pola atau keadaan organisasi. Pandangan-pandangan tersebut merupakan variable penting yang harus dipahami dan dipertimbangkan oleh pendesain SPM agar SPM dapat digunakan sebagai alat yang baik bagi manajemen.
2) Elemen-elemen organisasi, adalah semua dimensi yang mempengaruhi efektivitas organisasi. Organisasi merupakan alat bagi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Sebagai suatu alat, organisasi beserta elemen-elemennya mungkin perlu dilakukan perubahan-perubahan sesuai dengan pengaruh lingkungan agar organisasi berfungsi dengan baik. Namun, perubahan organisasi hendaknya tidak dilakukan terlalu sering atau terlalu tajam karena dapat menimbulkan frustrasi. Para manajer dan karyawan memerlukan waktu agar dapat beradaptasi dengan organisasi yang baru. Elemen-elemen organisasi mempengaruhi cara-cara berfungsinya SPM.
1.2 Sifat Organisasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu system interaksi kegiatan antara dua individu atau lebih yang diarahkan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu. Organisasi dalam suatu perusahaan umumnya mempunyai jangka hidup yang relative lama, bersifat permanen, dan rumit. Suatu organisasi memiliki tiga komponen pokok organisasi sebagai berikut :
a. System Interaksi
Organisasi adalah suatu system interaksi yaitu eksistensi dua atau lebih orang-orang yang mempunyai hubungan ketergantungan di dalam mencapai tujuan; sehingga perlu adanya pembagian tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab antaranggota atau bagian organisasi dan pengarahan untuk mencapai tujuan.
b. Hidup Terus
System interaksi kegiatan di dalam suatu organisasi adalah hidup terus dalam arti bahwa interaksi antara individu atau bagian organisasi tersebut berjalan terus dan relative stabil.
c. Eksklusif
Suatu organisasi adalah suatu kesatuan usaha yang eksklusif yang berbeda dengan suatu kelompok tertentu atau suatu masyarakat. Perbedaan tersebut terletak pada ukuran stuktur yang kompleks. Kompleksitas stuktur tersebut menjelaskan adanya integrasi vertical dan horizontal.
Dalam hubungannya dengan komponen-komponen suatu organisasi tersebut di atas, terdapat tiga masalah organisasi yang berhubungan dengan SPM, yaitu :
a. Keanggotaan Organisasi
Dalam suatu system, keanggotaan organisasi diasosiasikan dengan frekuensi dan isi interaksi antaranggota atau bagian organisasi dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu.
b. Batas-batas Organisasi
Penentuan batas-batas antarbagian dalam suatu organisasi tergantung analis organisasi dalam menentukan batas formal suatu organisasi. Penentuan batas-batas ini dipengaruhi oleh : (1) jenis perusahaan, (2) luasnya kegiatan perusahaan, (3) daerah operasi, (4) dan factor-faktor lainnya.
c. Lingkungan Organisasi
Lingkungan organisasi adalah pola semua kondisi-kondisi atau factor-faktor eksternal yang mempengaruhi atau menuntun organisasi kearah kesempatan-kesempatan atau ancaman-ancaman pada kehidupan dan pengembangannya. Jadi, lingkungan organisasi menimbulkan kendala-kendala yang bias berbentuk kesempatan atau ancaman, atau kesempatan dan ancaman.
1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan system hubungan antarposisi-posisi kepimimpinan yang ada dalam suatu organisasi. Struktur tersebut adalah hasil dari pertimbangan dan kesadaran tentang pentingnya perencanaan atas penentuan kekuasaan, tanggung jawab, dan spesialisasi setiap anggota organisasi. Atas dasar penentuan tersebut maka penentuan struktur organisasi harus meliputi pula penentuan hierarki dalam organisasi, yaitu :
a. Hierarki Vertikal
Menunjukkan diferensiasi kekuasaan dan tanggung jawab. Oleh karena itu, setiap peringkat vertical dalam suatu struktur organisasi menunjukkan perbedaan peringkat kekuasaan dan tanggung jawab.
b. Hierarki Horizontal
Menunjukkan diferensiasi spesialisasi antarunit-unit yang ada dalam struktur organisasi yang bersangkutan. Proses penentuan hierarki horizontal ini dinamakan departementalisasi. Departementalisasi adalah pengelompokan para karyawan ke dalam unit-unit organisasi yang didasarkan pada keahlian dan spesialisasi mereka, karyawan dengan keahlian dan spesialisasi serupa dikelompokkan pada unit yang sama.
Untuk tujuan pengendalian manajemen, penyesuaian departemen-departemen dalam suatu stuktur organisasi dapat digolongkan ke dalam tiga cara utama, yaitu :
1. Stuktur Organisasi Fungsional
Adalah stuktur organisasi yang disusun berdasar fungsi-fungsi pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Dalam organisasi fungsional, setiap manajer bertanggung jawab terhadap salah satu dari berbagai fungsi yang ada dalam organisasi. Semua fungsi dalam organisasi tersebut secara kolektif dilibatkan dalam pencapaian tujuan organisasi.
2. Struktur Organisasi Divisional
Adalah struktur organisasi yang disusun berdasar divisi-divisi (unitbisnis-unitbisnis) yang dibentuk dalam rangka mencapai tujuan organisasi
3. Stuktur Organisasi Matrik
Adalah struktur organisasi yang disusun berdasar dua tanggung jawab penting untuk mencapai tujuan organisasi yaitu : (1) unit-unit fungsional yang bertanggung jawab terhadap kegiatan fungsi, (2) unit-unit proyek yang bertanggung jawab terhadap aktivitas proyek-proyek.
Dalam struktur organisasi matrik terdapat dua dimensi yaitu :
Ø Demensi transaksi, adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer unit-unit proyek yang bertanggung jawab atas transaksi-transaksi dengan para pelanggan.
Ø Demensi sumber, adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer unit-unit fungsional yang bertanggung jawab atas penyediaan sumber-sumber yang diperlukan.
C.Fungsi-fungsi Manajemen
Penting untuk diingat, bahwa manajemen adalah suatu bentuk kerja. Manajer dalam melakukan pekerjaannya, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu, yang dinamakan Fungsi-fungsi Manajemen, yang terdiri dari :
1. Planning (Perencanaan)
Menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama satu masa yang akan dating dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Mengelompokkan dan menentukan berbagai kegiatan penting dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan itu.
3. Staffing (Tenaga Kerja)
Menentukan keperluan-keperluan sumber daya manusia, pengerahan, penyaringan, latihan dan pengembangan tenaga kerja.
4. Motivating (Dorongan)
Mengarahkan / menyalurkan prilaku manusia kearah tujuan-tujuan.
5. Controlling (Pengawasan)
Mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan sebab-sebab penyimpangan dan mengambil tindakan-tindakan korektif bilama diperlukan.
Perlu disadari bahwa untuk mengetahui Fungsi-Fungsi Manajemen, banyak sekali fungsi-fungsi manajemen yang dikemukan para ahli dan untuk mempermuda analisis para ahli mengemukakan bahwa manajemen terdiri dari beberapa Fungsi Fundamental. Untuk lebih jelasnya dan sebagai bahan perbandingan, penulis akan mengemukakan pendapat beberapa ahli tentang Fungsi-Fungsi Manajemen, yaitu :
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MENURUT :
| G.R. TERRY | JOHN F. MEE | LOUIS A. ALLEN | MC.NAMARA |
| 1.PLANNING 2.ORGANIZING 3.ACTUATING 4.CONTROLLING | 1.PLANNING 2.ORGANIZING 3.MOTIVATING 4.CONTROLLING | 1.LEADING 2.PLANNING 3.ORGANIZING 4.CONTROLLING | 1.PLANNING 2.PROGRAMMING 3.BUDGETTING 4.SYSTEM |
| HENRY FAYOL | HAROLD KOONTZ & CYVIL O’DONNEL | DR.S.P. SIAGIAN | W.H.NEWMAN |
| 1.PLANNING 2.ORGANIZING 3.COMMANDING 4.COORDINATING 5.CONTROLLING | 1.PLANNING 2.ORGANIZING 3.STAFFING 4.DIRECTING 5.CONTROLLING | 1.PLANNING 2.ORGANIZING 3.MOTIVATING 4.CONTROLLING 5.EVALUATING | 1.PLANNING 2.ORGANIZING 3.ESSEMBLING RESOORCES 4. DIRECTING 5.CONTROLLING |
| LUTHER GULLICK | LYNDALL F. URWICK | JOHN.D. MILLET | PROF.DRS.OEY LING LEE |
| 1.PLANNING 2.ORGANIZING 3.STAFFING 4.DIRECTING 5.COORDINATING 6.REPORTING 7.BUDGETTING | 1.FRECASTING 2.PLANNING 3.ORGANIZING 4.COMMANDING 5.COORDINATING 6.CONTROLLING | 1.DIRECTING 2.FASILITATING | 1.PERENCANAAN 2.PENGORGANISASIAN 3.PENGARAHAN 4.PENGKOORDINASIAN 5.PENGONTROLAN |
Dengan melihat fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli, Nampak bahwa umumnya para ahli menempatkan Fungsi “Perencanaan” pada awal fungsi manajemen karena fungsi-fungsi lain tidak bias dilakasanakan dengan baik apabila tidak direncanakan terlebih dahulu.
Menurut Robert Tanembaum, mengemukakan bahwa pembagian fungsi-fungsi manajemen oleh para ahli tidak sama, oleh karena :
Ø Kompleksnya perusahaan karena jumlahnya sangat besar, maupun karena perkembangan lapangan usaha dan organisasi yang berbeda-beda.
Ø Tidak adanya persamaan terminology di antara ratusan pengarang menyangkut konsep yang sama.
Ø Pemakaian kata-kata tanpa memperhatikan dengan serius arti dan nilainya.
Ø Oleh masing-masing pengarang kurang diuraikan fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Ø Kadang-kadang diselipkan soal teknik, kemahiran di antara fungsi-fungsi manajer.
Ø Mencampur adukkan fungsi dan proses.
D. Kerangka Konseptual Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks SPM, menurut Suadi (1995) maka sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang-saling berhubungan maupun yang tidak, yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan.
Pengendalian adalah proses mengarahkan sekumpulan variabel untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Hansen dan Mowen (1995) pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
Manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pengertian manajemen yang lain adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan bekerja bersama.
Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen Menurut Marciariello dan Kirby (1994) SPM sebagai perangkat struktur komunikasi yang saling berhubungan yang memudahkan pemrosesan informasi dengan maksud membantu manajer mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dan pencapaian tujuan organisasi secara terus menerus.
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi :
v Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
v Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
v Mengkomunikasikan informasi.
v Mengevaluasi informasi.
v Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
v Keselarasan tujuan organisasi
Fungsi pengendalian manajemen :
v Mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan sehingga tidak terjadi kerugian yang diinginkan.
v Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan peborosan-pemborosan.
v Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
v Mendidik para pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :
v Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendaliakan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar.
v Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.
v Pengendalian manajemen lebih beriorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.
BAB III
KESIMPULAN
Pengendalian manajemen merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Manajer dalam melakukan pekerjaannya, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu, yang dinamakan Fungsi-fungsi Manajemen, seperti yang sudah di bahas sebelumnya. Untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dalam pengembangan manajemen maka diperlukan penyusunan organisasi secara terstruktur sebagai dasar untuk mendesain dan mengembangkan SPM
